Mail-Filter und das Star-System

2023 Autor: Peter John Melton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-11-26 11:06

Die heutige Geek School-Lektion wird unsere Diskussion über Labels in Google Mail durch Filter erweitern und dann mit dem Verfolgen wichtiger E-Mails mit Sternen beginnen.

SCHULNAVIGATION

Google Mail kennenlernen
Die mobile App, Verfassen von E-Mails und Konversationen
Posteingangsverwaltung und Etiketten
Mail-Filter und das Star-System
Anhänge, Unterschriften und Sicherheit
Einladungen und Urlaubsgäste
Verwenden Sie Google Mail als Aufgabenliste
Mehrere Konten, Tastenkombinationen und Fernabmeldung
Verwenden Sie Ihr Google Mail-Konto, um auf andere Konten zuzugreifen
Tipps und Gmail Labs

Etiketten sind großartig, können jedoch durch den Einsatz von Filtern viel effektiver verwendet werden. Nachrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen, werden automatisch mit einem oder mehreren Labels versehen. Dies hilft bei der Organisation und kann das Chaos im Posteingang erheblich reduzieren.

Erstellen Sie einen neuen Filter mit dem Suchfeld

Um einen neuen Filter zu erstellen, legen wir Suchoptionen im Feld "Suche" fest und erstellen einen Filter aus der Suche. Klicken Sie dazu auf den Abwärtspfeil im Feld "Suchen".

Geben Sie Ihre Suchkriterien in das Suchfeld ein. Sie können nach Nachrichten von einer bestimmten Person oder einer gesamten Domäne (@ example.com) suchen, wobei bestimmte Wörter im Betreff sowie andere Bedingungen angezeigt werden.

Klicken Sie auf den Link "Filter mit dieser Suche erstellen", um einen Filter zu erstellen, der auf dieser Suche basiert.

Die Filteroptionen werden angezeigt. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen, die angeben, was Sie mit Nachrichten tun möchten, die den Suchkriterien entsprechen.

Beispielsweise haben wir ausgewählt, Nachrichten, die von der angegebenen E-Mail-Adresse eingehen, immer mit dem Label „HTG School“zu kennzeichnen und diese Nachrichten immer als „wichtig“zu kennzeichnen. Wir haben uns außerdem entschieden, den Filter auf alle vorhandenen E-Mails dieser Person anzuwenden.

HINWEIS: Wenn Sie möchten, dass Ihre Etiketten als Ordner fungieren, können Sie „Posteingang überspringen (Archivieren)“auswählen, um E-Mails beim Eintreffen automatisch in Etiketten zu verschieben. Dadurch bleiben Ihre E-Mails übersichtlicher, obwohl Sie möglicherweise eine wichtige Nachricht verpassen, da sie nicht automatisch in Ihrem Posteingang angezeigt wird.

Wenn Sie Ihre Filterkriterien festgelegt haben, klicken Sie auf "Filter erstellen".

HINWEIS: Wenn Sie eine Nachricht als Aktion in einem Filter weiterleiten, werden nur neue Nachrichten betroffen. Vorhandene Nachrichten, auf die der Filter angewendet wird, werden nicht weitergeleitet.

In einer Meldung wird angezeigt, dass Ihr Filter erstellt wurde. Beachten Sie in diesem Screenshot, dass alle Nachrichten dieser Person mit dem Etikett „HTG School“gekennzeichnet sind.

Die Nachrichten wurden auch automatisch als wichtig markiert (die Tag-Symbole links von den Absendern sind gelb markiert).

Erstellen Sie einen neuen Filter mit dem Einstellungsbildschirm

Sie können auch einen Filter in den „Einstellungen“erstellen.

Gehen Sie wie zuvor beschrieben zum Bildschirm „Einstellungen“und klicken Sie oben auf den Link „Filter“.

Klicken Sie auf den Link "Neuen Filter erstellen".

Geben Sie Ihre Such- und Filterkriterien auf die gleiche Weise wie in der vorherigen Methode an, und klicken Sie im Dialogfeld "Filteroptionen" auf "Filter erstellen".

Anstatt wieder in Ihrem Posteingang zu landen, kehren Sie zum Bildschirm "Filter" zurück und Ihr neuer Filter wird aufgelistet. Sie können sie zum Exportieren bearbeiten, löschen oder auswählen (Exportfilter werden später in dieser Lektion beschrieben).

Klicken Sie auf die Beschriftung "Posteingang", um zu Ihrem Posteingang zurückzukehren.

Verwenden Sie eine bestimmte Nachricht, um einen neuen Filter zu erstellen

Sie können auch einen Filter basierend auf einer vorhandenen Nachricht erstellen. Wählen Sie dazu eine Nachricht in Ihrer Nachrichtenliste oder in einem Etikett aus.

Klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche "Mehr" und wählen Sie im Dropdown-Menü "Nachrichten wie diese filtern" aus.

Beachten Sie, dass das Feld "Von" im Dialogfeld "Filter" automatisch ausgefüllt wird. Geben Sie andere Filterkriterien ein, und klicken Sie auf "Filter mit dieser Suche erstellen".

Legen Sie Ihre Filterkriterien fest, indem Sie die Filteroptionen im nächsten Dialogfeld wie zuvor beschrieben auswählen.

HINWEIS: Mit dieser Methode können Sie Filter einrichten, um unerwünschte E-Mails automatisch zu löschen, sobald Sie sie erhalten.

Wenden Sie denselben Filter auf viele Absender an

Sie können einen Filter verwenden, um Nachrichten von verschiedenen E-Mail-Adressen zu verwalten. Zum Beispiel können wir festlegen, dass Nachrichten von mehreren Personen mit dem Label „HTG School“gekennzeichnet werden. Öffnen Sie dazu den Suchoptionsdialog mit dem Abwärtspfeil im Feld „Suchen“.

Fügen Sie jede E-Mail-Adresse in das Feld "Von" ein, getrennt durch das Wort "ODER", und klicken Sie auf "Filter mit dieser Suche erstellen".

HINWEIS: Denken Sie daran, das Kontrollkästchen "Filter auch für übereinstimmende Konversationen anwenden" zu aktivieren, wenn Sie diesen Filter auf Nachrichten anwenden möchten, die Sie bereits von diesen beiden E-Mail-Adressen erhalten haben.

Filter exportieren und importieren

Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Filter einrichten, haben Sie wahrscheinlich einige sehr nützliche Filter erstellt, die Sie möglicherweise in anderen Google Mail-Konten verwenden möchten. Sie können Filter von einem Konto exportieren und in ein anderes importieren.

Filter exportieren

Um einen Filter zu exportieren, rufen Sie zunächst den Bildschirm „Filter“auf dem Bildschirm „Settings“(Einstellungen) auf (über die Schaltfläche „Settings“). Wählen Sie dann den Filter aus, den Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf "Exportieren".

HINWEIS: Sie können mehrere Filter zum gleichzeitigen Export auswählen.

Navigieren Sie im Dialogfeld "Speichern unter" dort, wo Sie den Filter speichern möchten. Der Filter wird als XML-Datei mit einem Standardnamen gespeichert, den Sie ändern können, wenn Sie möchten. Lassen Sie die Erweiterung einfach als.xml und klicken Sie auf "Speichern".

Jetzt haben Sie eine Datei, die Sie sichern, auf einen anderen Computer übertragen, mit einem Freund teilen oder in ein anderes Google Mail-Konto importieren können.

Filter importieren

Um einen Filter in Ihr Google Mail-Konto zu importieren, rufen Sie im Bildschirm "Einstellungen" die Option "Filter" auf und klicken Sie auf den Link "Filter importieren".

HINWEIS: Wenn Sie Ihre Meinung zum Importieren des Filters ändern, klicken Sie auf den Link „Import abbrechen“.

Navigieren Sie im Dialogfeld "Öffnen" zu dem Speicherort, an dem Sie den exportierten Filter gespeichert haben. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf "Öffnen".

Der Dateiname wird neben der Schaltfläche "Datei auswählen" angezeigt. Klicken Sie auf "Datei öffnen", um die Datei zu öffnen und die Filter darin zu importieren.

Während des Öffnens der Filterdatei wird unter dem Feld "Suchen" eine Meldung angezeigt. Dies kann eine Weile dauern, je nachdem, wie viele Filter in der Datei enthalten sind.

Alle Filter in der ausgewählten Datei werden unter "Filter importieren" aufgeführt. Wählen Sie die Filter aus, die Sie importieren möchten. Wenn Sie die importierten Filter auf vorhandene E-Mail-Nachrichten anwenden möchten (genau wie beim Erstellen eines neuen Filters), aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Neue Filter auf vorhandene E-Mails anwenden" und klicken Sie auf "Filter erstellen".

Ein Dialogfeld zeigt den Fortschritt des Filtererstellungsvorgangs an. Sie können die Erstellung der Filter abbrechen, indem Sie auf „Stop“klicken.

Wenn die Filter erstellt wurden, werden sie in Ihrer Liste auf dem Bildschirm „Filter“angezeigt.

Behalten Sie wichtige E-Mails im Star-System im Auge

Mit dem Sternensystem von Google Mail können Sie Ihre wichtigsten E-Mails markieren, um sie später leicht finden zu können. Mit Sternchen versehene Nachrichten werden standardmäßig mit einem gelben Stern gekennzeichnet. Sie können jedoch auch andere Farben und Sternentypen hinzufügen.

Sterne werden links vom Namen des Absenders in Ihrem Posteingang angezeigt.

Einen Stern zu einer Nachricht hinzufügen

Um einer Nachricht in Ihrem Posteingang einen Stern hinzuzufügen, klicken Sie auf das Sternsymbol neben dem Namen des Absenders (siehe Abbildung oben).

Sie können einer Nachricht auch einen Stern hinzufügen, während sie geöffnet ist. Klicken Sie dazu rechts neben dem Datum auf das Sternsymbol in der oberen rechten Ecke der Nachricht. In Konversationen wird es rechts von der ersten Nachricht oben in der Konversation angezeigt.

Um einer Nachricht, die Sie erstellen, einen Stern hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil "Weitere Optionen" in der rechten unteren Ecke des Fensters "Verfassen".

Bewegen Sie die Maus über die Option "Beschriftung" und wählen Sie dann "Stern hinzufügen" aus dem Untermenü.

In Ihrem Label "Sent Mail" ist die Nachricht mit einem Stern markiert.

Verwenden Sie mehrere Sternentwürfe für Ihre Nachrichten

Mit Google Mail können Sie mehrere Farben und Sterntypen verwenden, um Nachrichten voneinander zu unterscheiden.

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie mehrere Nachrichten mit unterschiedlichen Wichtigkeitsstufen markieren möchten. Sie können beispielsweise einen violetten Stern für Nachrichten verwenden, die Sie erneut lesen möchten, und ein rotes Ausrufezeichen für Nachrichten, die Sie nachverfolgen müssen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen" und wählen Sie "Einstellungen" aus dem Dropdown-Menü. Scrollen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" zum Abschnitt "Sterne". Ziehen Sie die Symbole aus dem Abschnitt „Nicht verwendet“in den Abschnitt „In Verwendung“, um verschiedene Sternentypen hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Sterntypen verwenden, klicken Sie auf das Sternsymbol neben einer E-Mail-Nachricht, um alle verwendeten Sterne zu durchlaufen. Wenn Sie eine Nachricht mit einem Stern versehen, während sie geöffnet ist, wird nur der erste Sterntyp angewendet.

Markierte Nachrichten suchen

Um alle Ihre mit Sternchen versehenen Nachrichten anzuzeigen, klicken Sie links im Hauptfenster von Google Mail auf die Schaltfläche "Markiert". Sie können auch nach Sternchen suchen, indem Sie im Feld "Suchen" "ist: Sternchen" eingeben.

Nachrichten mit einem bestimmten Sterntyp suchen

Wenn Sie verschiedene Arten von Sternen zur Markierung Ihrer Nachrichten verwendet haben, können Sie nach einer bestimmten Art von Sternen suchen. Dazu suchen Sie mit „has:“nach dem Namen des Sterns (z. B. „has: red-bang“).

Das Hilfethema "Erweiterte Suche" in der Google Mail-Hilfe enthält eine Liste mit Sternnamen.

Markierte Nachrichten von der primären Registerkarte fernhalten

Wenn Sie Ihren Posteingang mithilfe der konfigurierbaren Registerkarten organisieren, die zuvor in dieser Lektion erwähnt wurden, werden auch Nachrichten von anderen Registerkarten, die mit einem Stern markiert sind, in der Registerkarte „Primär“enthalten. Wenn Sie keine markierten Nachrichten auf den anderen Registerkarten der Registerkarte "Primär" sehen möchten, können Sie dies deaktivieren.

Klicken Sie auf das "+" - Symbol rechts neben den Registerkarten.

Deaktivieren Sie im Dialogfeld "Zu aktivierende Registerkarten auswählen" das Kontrollkästchen "In Primary einbeziehen" und klicken Sie auf "Speichern".

Im Anschluss …

Wir sind jetzt am Ende von Lektion 4 hier, aber Sie sind auf dem besten Weg, ein Gmail-Profi zu werden! In nur vier kurzen Tagen wissen Sie jetzt so viel, wie Sie wissen müssen, um Ihren Posteingang wirklich zum Strahlen zu bringen, und Nachrichten finden nun automatisch den Weg zu den dafür vorgesehenen Etiketten, ohne dass Ihr Posteingang aufgefüllt wird.

In der nächsten Lektion werden wir über Signaturen sprechen und darüber, wie Sie Ihr Profil sicher halten und Daten sichern können.

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