2023 Autor: Peter John Melton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-08-25 03:28
Die AutoText-Funktion war lange Zeit Teil von Office, ist jedoch nun Teil von Quick Parts, das zu Office 2007 hinzugefügt wurde. Neben den AutoText-Einträgen können Sie mit der Quick Parts-Funktion Dokumenteigenschaften (z. B. Titel und Autor) einfügen ) und Felder (wie Datumsangaben und Seitennummern). Quick Parts- und AutoText-Einträge werden auch als "Building Blocks" bezeichnet, und Word enthält viele vordefinierte Building Blocks. Sie können auch beliebig viele benutzerdefinierte Bausteine hinzufügen.
HINWEIS: Wir haben zuvor darüber geschrieben, wie Sie Text aus anderen Dokumenten in Word referenzieren, damit Sie wiederverwendbaren Inhalt in andere Dokumente einfügen können, die automatisch aktualisiert werden. Der in diesem Artikel behandelte Trick ähnelt dem Verwenden eines AutoText-Eintrags. Sobald Inhalt jedoch mit einem AutoText-Eintrag eingefügt wird, wird dieser Inhalt NICHT automatisch aktualisiert, wenn Sie den AutoText-Eintrag ändern.
Es gibt andere Software wie den kostenlosen PhraseExpress für Windows, der systemweit eine ähnliche Aufgabe ausführt. Das ist großartig, weil es in jeder App funktioniert, nicht nur in Word, sondern auch mit AutoText. Es bietet mehr Formatierungsoptionen (insbesondere Word-spezifische) als PhraseExpress, und es ist überall verfügbar, wo Word ist. Wenn Sie beispielsweise nicht berechtigt sind, Programme von Drittanbietern auf Ihrem Arbeitscomputer zu installieren, können Sie immer noch AutoText verwenden.
Sie können AutoText-Einträge nur in Vorlagen speichern, nicht in den Dokumenten selbst. Neue AutoText-Einträge werden standardmäßig in der Vorlage "Normal.dotm" gespeichert. Dies beschränkt die Verfügbarkeit Ihrer AutoText-Einträge nur auf Ihrem Computer, sofern Sie Ihre Vorlage "Normal.dotm" nicht mit anderen Computern teilen. Sie können Autotext-Einträgen zu benutzerdefinierten Vorlagen hinzufügen, es gibt jedoch Einschränkungen, die wir später in diesem Artikel behandeln werden.
So erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintrag
Erstellen Sie zunächst ein neues Word-Dokument, und geben Sie den Inhalt (Text, Bilder, Tabellen usw.) ein, den Sie als AutoText-Eintrag hinzufügen möchten. Markieren Sie dann den Inhalt und klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen".
Wenn Sie möchten, dass Ihr AutoText-Eintragstext mit der Absatzformatierung für alle Absätze des Eintrags einschließlich des letzten Absatzes gespeichert wird, müssen Sie sicherstellen, dass die Absatzmarke am Ende des letzten Absatzes in Ihrer Auswahl enthalten ist. Die Absatzmarke speichert die Formatierung für den Absatz. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende des Absatzes nicht auswählen, übernimmt dieser Absatz beim Einfügen den Absatzstil des umgebenden Textes. Wenn Sie die Absatzmarke am Ende jedes Absatzes nicht sehen, können Sie sie in den Optionen anzeigen. Alle Zeichenformatierungen, die Sie auf Ihren AutoText-Inhalt angewendet haben, werden automatisch im AutoText-Eintrag gespeichert.
HINWEIS: Möglicherweise ist die Option „Auswahl in der Quick-Part-Galerie speichern“direkt im Menü „Quick Parts“verfügbar. Diese Option fügt den ausgewählten Text als "Quick Parts" -Eintrag hinzu, nicht als "AutoText" -Eintrag. Die Einträge "Quick Parts" und "AutoText" sind beide Bausteine. Sie können den Eintrag auf diese Weise hinzufügen, aber wir werden das Hinzufügen als AutoText-Eintrag besprechen.
Es wird empfohlen, die Namen Ihrer AutoText-Einträge so zu unterscheiden, dass Sie nur einige Zeichen des Namens eingeben müssen, um jeden Eintrag in ein Dokument einzufügen. Wenn mehrere AutoText-Einträge sehr ähnliche Namen haben, müssen Sie genügend Namen eingeben, damit Word weiß, welchen Eintrag Sie einfügen möchten.
In der Dropdown-Liste "Optionen" können Sie festlegen, wie der Eintrag in das Dokument eingefügt wird. Wenn Sie ein kleines Stück Text einfügen, z. B. einen Firmennamen, wählen Sie „Nur Inhalt einfügen“, um den Inhalt des Eintrags am Cursor inline einzufügen. Sie können den Inhalt auch als eigenen Absatz oder auf einer eigenen Seite einfügen (ideal zum Erstellen von Standard-Deckblättern).
Übernehmen Sie die Standardeinstellung für die Dropdown-Liste "Speichern in". Dadurch wird der AutoText-Eintrag in Ihrer Vorlage "Normal" gespeichert.
Wenn Sie Ihren neuen AutoText-Eintrag eingerichtet haben, klicken Sie auf "OK".
Wenn Sie das letzte geöffnete Word-Dokument schließen, wird möglicherweise das folgende Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die an der Vorlage "Normal.dotm" vorgenommenen Änderungen speichern möchten, ob Sie die Option zum Speichern der Vorlage "Normal" aktiviert haben. Um Ihren AutoText-Eintrag in der Vorlage "Normal.dotm" zu speichern, klicken Sie auf "Speichern".
So fügen Sie einen AutoText-Eintrag in ein Dokument ein
Nachdem wir nun einen neuen AutoText-Eintrag erstellt haben, fügen wir ihn in ein Dokument ein. Erstellen Sie ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie erneut auf die Registerkarte "Einfügen" und bewegen Sie Ihre Maus über "AutoText" im Dropdown-Menü. Sie werden feststellen, dass der hinzugefügte AutoText-Eintrag direkt im Untermenü „AutoText“verfügbar ist. Wählen Sie es aus, um den Inhalt in diesen Eintrag einzufügen.
So aktivieren Sie "AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen"
Wenn Sie den AutoComplete-Vorschlag nicht sehen, wenn Sie den Namen des AutoText-Eintrags eingeben, müssen Sie möglicherweise die Option "AutoComplete-Vorschläge anzeigen" aktivieren.
Um die Option "AutoVervollständigen-Vorschläge anzeigen" zu aktivieren, öffnen Sie ein vorhandenes Word-Dokument oder erstellen Sie ein neues und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei".
So bearbeiten Sie den Inhalt eines vorhandenen AutoText-Eintrags
Angenommen, Sie sind umgezogen und müssen Ihre Adresse in Ihrem AutoText-Eintrag ändern. Das ist einfach zu machen. Geben Sie einfach den gewünschten Eintrag in ein neues Word-Dokument ein, wählen Sie ihn aus und rufen Sie das Untermenü "AutoText" auf, wie bereits erwähnt. Wählen Sie im Untermenü unter den vorhandenen AutoText-Einträgen die Option "Auswahl in AutoText-Galerie speichern".
Hinweis: Denken Sie daran, dass das Ändern eines AutoText-Eintrags den Inhalt dieses Eintrags in vorhandenen Dokumenten NICHT ändert, wenn Sie ihn bereits eingefügt haben. Der überarbeitete Inhalt des AutoText-Eintrags wird nur beim Einfügen des Eintrags verwendet, nachdem er geändert wurde.
So bearbeiten Sie die Eigenschaften eines vorhandenen AutoText-Eintrags
Zusätzlich zum Bearbeiten des Inhalts eines AutoText-Eintrags können Sie auch die Eigenschaften des Eintrags ändern, z. B. die Vorlage, in der er gespeichert ist, die Kategorie usw.
Erstellen Sie dazu ein neues Word-Dokument oder öffnen Sie ein vorhandenes. Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen" und dann auf die Schaltfläche "Schnelle Teile erkunden" im Abschnitt "Text". Wählen Sie im Dropdown-Menü „Building Blocks Organizer“aus.
Nachdem Sie den Eintrag "Adresse" ausgewählt haben, klicken Sie unterhalb der Liste der "Bausteine" auf "Eigenschaften bearbeiten".
So löschen Sie einen AutoText-Eintrag
Wenn Sie feststellen, dass Sie keinen AutoText-Eintrag mehr benötigen, können Sie ihn aus der Sammlung von Bausteinen löschen. Um einen AutoText-Eintrag zu löschen, öffnen Sie das Dialogfeld „Building Blocks Organizer“, wie im letzten Abschnitt beschrieben. Wählen Sie den AutoText-Eintrag aus, den Sie löschen möchten, und klicken Sie unterhalb der Liste der "Bausteine" auf "Löschen".
In älteren Versionen von Word (2003 und früher) konnten Sie AutoText-Einträge von einer Vorlage in eine andere kopieren. Ab Word 2007 wurde diese Funktionalität jedoch entfernt.
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