2023 Autor: Peter John Melton | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-07-30 18:47
Angenommen, Sie möchten Ihre Adresse in die Fußzeile Ihrer Dokumente einfügen, die Adresse ändert sich jedoch von Zeit zu Zeit. Sie können die Adresse in einem separaten, gemeinsamen Word-Dokument speichern und ein Feld in Ihrem Bericht verwenden, um den Text aus dem allgemeinen Dokument zu ziehen und bei jeder Änderung zu aktualisieren. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Erstellen Sie zunächst ein neues Word-Dokument, das als Repository für die Adresse dient, die Sie in andere Word-Dokumente einfügen möchten. Speichern Sie es an einem Ort, auf den andere Dokumente zugreifen können. Speichern Sie es beispielsweise nicht auf einem Netzlaufwerk, auf das Sie nicht immer zugreifen können.
Wir verwenden Lesezeichen, um auf die Adresse in unserem gemeinsamen Dokument zu verweisen. Geben Sie den Textstring ein, den Sie in andere Dokumente einfügen möchten (in unserem Fall die Adresse). Erstellen Sie ein Lesezeichen, indem Sie den Namen markieren und zu Einfügen> Lesezeichen gehen und ihm einen Namen geben, z. B. "Adresse". In unserem Leitfaden zu Lesezeichen in Word finden Sie Informationen zu deren Erstellung.
Beachten Sie, dass die Namen von Lesezeichen keine Leerzeichen enthalten dürfen. Wir empfehlen, den Namen des Lesezeichens über jedem Element in Ihrer allgemeinen Informationsdatei zu platzieren, damit Sie leicht wissen, welchen Namen er für welches Element verwenden soll. Dies ist besonders nützlich, wenn in diesem allgemeinen Dokument viele wiederverwendbare Elemente vorhanden sind. In unserem Beispiel haben wir unsere Adresse zum allgemeinen Informationsdokument hinzugefügt und den Namen des Lesezeichens, „Adresse“, über dem Objekt platziert.
HINWEIS: Sie können nicht einfach normale Klammern um Feldcodes eingeben. Sie müssen „Strg + F9“verwenden, um den richtigen Typ von Klammern einzufügen.
Der Cursor wird automatisch zwischen die Klammern gesetzt. Geben Sie den folgenden Text in die Klammern ein und ersetzen Sie das
INCLUDETEXT ''
HINWEIS: Geben Sie die Klammern nicht in den Feldcode ein.
Zum Beispiel haben wir zwischen den Feldcode-Klammern Folgendes eingegeben:
INCLUDETEXT 'C:\Users\Lori\Documents\Common Information\CommonInformation.docx' Address
HINWEIS: Sie müssen doppelte umgekehrte Schrägstriche verwenden, wie wir es getan haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie gerade Anführungszeichen verwenden, keine intelligenten Anführungszeichen, wenn Sie den obigen Code in das Feld eingeben.
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